Sala de juntas: La importancia de las reuniones presenciales.

Todos necesitamos un espacio para reunirnos, colaborar y compartir información. Varios estilos de salas de reuniones se adaptan a esas necesidades de colaboración, ya sea una sala de juntas para grandes reuniones trimestrales o salas de reuniones más pequeñas para la colaboración informal entre equipos remotos y presenciales.

¿Qué es una sala de juntas? 

La sala de juntas es un espacio para realizar diferentes tipos de reuniones, formación de personas y toma de decisiones importantes de una empresa y es un elemento con el que toda empresa debe contar, en la medida de lo posible.

La sala de reuniones o sala de junta es uno de los espacios más importantes con que cuenta cualquier empresa. En general, este lugar tiene múltiples usos. De esta manera, es utilizado para la celebración de encuentros entre diferentes departamentos de la empresa y es un espacio donde fluye la creatividad. Pero también la sala de reuniones es punto de encuentro con los socios de la empresa y con los trabajadores. Y, al mismo tiempo, es la estancia donde recibimos a nuestros proveedores, a nuestros actuales o futuros clientes. Por este motivo debemos cuidar al máximo su aspecto, ya que influirá directamente sobre la imagen que se lleven de nuestra compañía.

Principales usos de la sala de juntas:

Reuniones con clientes.

El cometido central de una sala de juntas es la celebración de reuniones. Los miembros del coworking pueden convocar encuentros con sus clientes en ambientes concebidos para tal fin. En ellos encontrarán los medios técnicos que necesitan, así como un asesoramiento integral por parte del equipo de Impact Hub. Esto aporta credibilidad y ayuda a proyectar una imagen de seriedad.  

Reuniones internas.

La sala de juntas es el mejor lugar para congregar a los integrantes de un mismo equipo. Cuando se saca a las personas de su espacio de confort se genera diálogo, negociación y compromiso. Para conseguir que cada participante aporte su grano de arena, hay que facilitar los recursos que sean necesarios, como monitores de alta resolución, un buen sistema de videoconferencias y pizarras para hacer esquemas y anotaciones. 

Hora feliz.

Todos necesitamos desconectar y cargar las pilas. Partiendo de esto, resulta conveniente invitar a los miembros del equipo a la sala de juntas, ya sea para tomar un refresco o celebrar un acontecimiento especial. Además de fortalecer el sentido de comunidad, las horas felices son un buen recurso para no ceder ante los periodos de estrés. 

Jornadas informativas  

Son eventos informales que se organizan para explicar las características y finalidades de los proyectos en curso. Uno a uno, los participantes se van turnando para explicar en profundidad sus objetivos profesionales, con el objetivo de establecer sinergias de valor. Este punto es clave, ya que muchas veces se acude a las oficinas, pero no se interacciona con otros sujetos activos en el espacio compartido. Se trata de escapar del aislamiento y encontrar soluciones a través de las redes de apoyo. 

Almuerzos 

Los miembros de la comunidad pueden compartir ideas mientras almuerzan juntos. Ya hemos hablado de lo importante que es generar grupos homogéneos, que se conozcan en profundidad y actúen como una piña. Quedar para comer es una oportunidad de oro para conocer esa parte personal de cada uno que rara vez emerge en el desempeño de la actividad profesional. 

Formación e intercambio de conocimiento 

Otra utilidad provechosa pasa por destinar estas salas a la formación en Usos que puedes darle a una sala de juntas habilidades concretas o “skill shares”. Explicado de manera sencilla, se trata de tutorías gratuitas para cualquiera que esté interesado en aprender una disciplina. Puede ser cualquier cosa: un taller para redactar informes, nociones de programación, creatividad, diseño gráfico o marketing digital. Siempre que exista un interés real, es una buena manera de fomentar la capacitación. 

Videoconferencias

Cada vez más personas optan por trabajar a distancia. En este sentido, las salas de juntas se han convertido en un entorno fundamental que posibilita el contacto en remoto. Una vez más, contar con un buen sistema de videoconferencia permite mantener redes profesionales con independencia de la ubicación. También hay que prestar atención al sistema de audio, que es tan importante como generar la mejor calidad de imagen. 

¿Qué ventajas aportan las salas de juntas? 

  • Están diseñadas para mantener información y conversaciones confidenciales a puerta cerrada. Estas salas son un espacio ideal para ocuparse de asuntos delicados, como ideas rompedoras, lanzamientos de productos y cuestiones estructurales. A diferencia de los lugares de reunión abiertos, como las cafeterías y los restaurantes, una sala de juntas bien diseñada permite preservar los datos internos.
  • Hay una energía inmejorable cuando se reúne a gente para hacer brainstorming. Crear ambientes favorables a generación de ideas pasa por dotar a las salas de juntas de herramientas que fomenten la creatividad. Estas pueden ser unidades de videoconferencia, monitores de alta definición, pizarras, rotuladores, mobiliario flexible y cualquier otro elemento que aporte dinamismo y exploración. La creatividad es el motor del éxito, e incentivar es clave para el progreso de cualquier proyecto corporativo.
  • Impresiones positivas. Dejar huella en los socios y clientes ayuda a que la empresa tenga una imagen verdaderamente profesional. Llevar a cabo una reunión en un entorno cuidado y competente puede derivar en nuevos clientes y acuerdos estratégicos, lo que conduce al crecimiento de la organización.
  • Comodidad. Normalmente, en las salas de juntas encontramos ambientes tranquilos y sin distracciones, lo que permite que todos los asistentes se puedan concentrar. Puede ponerse manos a la obra con facilidad, sin distracciones y ruidos.
  • Profesionalidad. Cuando se trabaja en un entorno diseñado para tal fin, como una sala de juntas, todos esperan que la reunión se lleve a cabo de manera profesional. El conjunto de asistentes entiende que es momento de dar lo mejor de sí, incluso si el entorno es moderadamente informal.
  • Conectividad. La mayoría de las salas de juntas incluyen una buena conexión a internet. Esto posibilita utilizar con libertad dispositivos inteligentes y otros equipos de trabajo durante la reunión.

IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES PRESENCIALES

Tener reuniones presenciales y un espacio adecuado para ellas, como una sala de juntas, te ofrece muchas ventajas al momento de conversar con clientes, proveedores, colegas y empleados.

Por ejemplo, en una reunión cara a cara, puedes leer el lenguaje corporal, tener un mayor y mejor contacto visual. De esta manera, puedes asegurar que tu mensaje está claro.

Puedes establecer una mejor conexión con la otra persona a nivel emocional. Esto puede ser beneficioso para proyectos como los que implican negociaciones o lluvias de ideas. Además, el contacto cara a cara te permite crear un entorno de confianza y colaboración que a menudo conduce a mejores resultados.

Otro beneficio de las reuniones presenciales es que puedes utilizar todo tu espectro de comunicación, verbal y no verbal, hacer preguntas en tiempo real para obtener aclaraciones o comentarios, lo cual es mucho más eficaz que enviar correos electrónicos de un lado a otro que tardan mucho en recibir respuesta.

Además, hacer un buen uso del lenguaje corporal te ayudará a entablar relaciones más rápidamente y a mostrar un mayor compromiso con el proyecto.

En una reunión cara a cara evitas los problemas que llega a tener la tecnología. Hay muchos avances a través de diferentes plataformas digitales. Pero muchas veces hay actualizaciones o fallas en la red que te impiden tener una buena conversación, además de que no todas las personas saben utilizarlas correctamente, ya sea por su edad o porque jamás lo requirieron antes.

Puedes utilizar tus habilidades para leer los gestos y las sutiles señales del lenguaje corporal para que cada reunión sea interactiva y dinámica; esto ayuda a evitar la monotonía o el tedio a lo largo del proceso.

¿Con qué equipo debe contar una sala de reuniones?

Dentro de los elementos imprescindibles que debe tener una buena sala de reuniones, encontramos una serie de equipamientos que nos ayudarán a crear un espacio cómodo y funcional donde llevar a cabo nuestra reunión.

MOBILIARIO

El mobiliario debe integrarse completamente en el concepto de flexibilidad, de forma que pueda adaptarse a todas las configuraciones requeridas para crear espacios de colaboración en cualquiera de sus formas, aportando ergonomía y comodidad a nuestra reunión. 

Ya sean mesas de reunión clásicas o imperiales, mesas de consejo, configuraciones en U, en formación, o grupos de trabajo, la sala debe poder adaptarse a todas ellas de manera rápida y manteniendo la misma calidad y buena presencia.

DISEÑO DE LA SALA Y CALIDADES

La decoración de la sala es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en cuanto al equipamiento, ya que será la primera impresión que tengan nuestros asistentes a la reunión. 

La concepción del espacio debe otorgar independencia a la sala, a la vez que el diseño elegante y eficiente y los materiales elegidos permitan hospedar cómodamente todo tipo de reuniones o eventos. Contar con salas de reuniones abiertas, sin columnas que interrumpan la visión o el espacio, con luz natural y materiales que aporten claridad y luminosidad, siempre es un punto a favor para asegurar el éxito de la reunión.

CONECTIVIDAD

Disponer de una buena conexión WiFi es un factor imprescindible en cualquier sala de reuniones, tanto si se encuentra ubicada dentro de nuestra oficina, como si es un espacio alquilado para ese propósito. En la actualidad, cualquier tipo de reunión o evento necesita estar conectado, incluso dentro de los mismos asistentes a la reunión, para transmitir eficazmente la información que se está compartiendo. 

PANTALLA DE PROYECCIÓN, PIZARRA Y PROYECTOR

La mayoría de las reuniones necesitan presentar algún tipo de información, por lo que la presencia de un proyector en la sala de reuniones se hace necesario. Los proyectores deben tener la resolución suficiente para que la presentación o videoconferencia se vea correctamente, aunando también calidad de sonido y luminosidad.

EQUIPO DE SONIDO

Al hilo de los medios audiovisuales para ayudar en la proyección y presentación en la sala de reuniones elegida, es importante contar también con equipos de sonido, como altavoces, micrófonos…. Con ellos se garantizará que todos nuestros asistentes van a ser receptores de lo que queremos comunicar.

Este punto debe ir unido también a la acústica de la sala, de forma que no haya molestias por ruido de salas anexas o por la vía pública.

ILUMINACIÓN

Uno de los aspectos más importantes, ligado también al diseño y calidad de las salas de reuniones, es la iluminación. Las salas deben contar con luz natural, que dé una sensación de amplitud. También debe disponer de una iluminación artificial independiente, por fases, que se pueda regular en función de las zonas que se desea iluminar y que permita una buena visión de la proyección.

CLIMATIZACIÓN

Sobre todo para reuniones previstas en épocas más frías o más calurosas, es importante que las salas de reuniones cuentan con sistema de climatización independiente, que pueda regularse en función de las condiciones que se den dentro del espacio, y no de manera centralizada. Así, se garantiza que el ambiente sea confortable y pueda adaptarse a cada empresa o reunión.

MEDIOS TECNOLÓGICOS AUXILIARES

No se trata de un requisito indispensable, pero siempre es interesante buscar salas de reuniones que cuenten, además de todo lo expuesto anteriormente, con medios tecnológicos auxiliares que faciliten nuestra reunión. 

Disponer de conversores y adaptadores HDMI, o de conectores tipo Apple TV para poder reproducir en pantalla toda la información que se desee. 

De igual forma, en los últimos años ha habido un aumento en el uso de las pizarras digitales o tipo Smart Kapp, que también añaden valor a la presentación que se realiza.

El coworking es la opción ideal para alquilar una sala de reuniones o sala de juntas

Llegando a este punto, consideramos que la mejor opción para celebrar este tipo de eventos pasa por elegir un coworking. Te explicamos las razones:  

Instalaciones completas. No es necesario estar pendiente de la disponibilidad de infraestructuras y tecnología, puesto que ya vienen incluidas. Este es un enorme punto a favor, ya que libera a la organización de una enorme carga de trabajo y responsabilidad, como puede ser la contratación de equipos audiovisuales.

Localizaciones céntricas. Los coworkings suelen ubicarse en zonas exclusivas de las grandes capitales, ofreciendo buena comunicación y accesibilidad por transporte público.

Asistencia profesional. Estos establecimientos tienen en su haber un equipo de trabajadores que operan para facilitar la vida a los que trabajan en sus instalaciones. En todo momento se dispondrá de asesoramiento, atención y personalización.

Privacidad. Los habitáculos se ubican en lugares neutros, alejados de las oficinas centrales. 

Coste accesible. Pueden alquilarse salas de reuniones a buen precio y de manera puntual, sin necesidad de contratos de afiliación durante largos periodos de tiempo. Esta mezcla entre flexibilidad y tarifas accesibles es su principal valor añadido.

Espacios atractivos. Los coworkings oscilan entre la seriedad del ambiente profesional y lo desenfadado. Este atributo es fundamental para generar un ambiente positivo, cargado de energía.

Alquila una sala de juntas con E3 Offices:

La sala de juntas es uno de los espacios más versátiles e importantes para un negocio. De hecho, de este lugar salen gran parte de las decisiones que influirán en la evolución de tu empresa. Contar con salas habilitadas, modernas y funcionales es un requisito indispensable para la salud de tu empresa y en E3 Offices tenemos las mejores opciones mostrando un firme compromiso con tus proyectos y metas.

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