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, Centro de Negocios, Oficina, Oficinas Virtuales, Recepcionista Virtual

Oficina Virtual: qué es y sus beneficios

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Mujer con oficina virtual haciendo click en un mouse junto a su laptop
Oficina virtual con domicilio fiscal, línea telefónica exclusiva y servicio de recepcionista

            Empezar un negocio nunca es fácil, sobre todo si no contamos con el capital suficiente para alquilar un departamento espacioso en el cual pueda operar nuestra central empresarial y podamos mantener un personal suficiente para llevar a cabo todas las operaciones necesarias para que nuestro negocio salga adelante.

            Es por ello que, en el último tiempo, el avance constante de la tecnología ha permitido a miles de empresarios a nivel mundial poder empezar sus negocios desde casa o desde pequeñas oficinas en las cuales no deben realizar grandes inversiones iniciales ni contar con una gran cantidad de personal, sino únicamente el necesario, reduciéndose muchos de los gastos iniciales, dinero el cual puede ser usado con otros inversionistas mayores que deseen invertir en nuestro negocio.

            De esta forma surgen las oficinas virtuales, las cuales cumplen con muchas o todas las funciones de una oficina física, pero con un ahorro sorprendente de recursos, ideales para pequeños y medianos empresarios. Muchas de las grandes empresas actuales comenzaron de esta forma, aunque con menos recursos tecnológicos de acuerdo a la época en la que surgieron como es el caso de Google, por lo que si ellos pudieron ¿Qué te detiene?

¿Qué es un Oficina Virtual?

         Una oficina virtual, como su nombre lo dice, es un espacio virtual en el cual se llevan a cabo las mismas actividades que se hacen cotidianamente en una oficina física. Este tipo de oficinas son cada vez más usadas por instituciones públicas y gubernamentales, así como por grandes empresas que desean expandir sus niveles de actividad.

            De esta forma, a través de una oficina virtual se pueden llevar a cabo trámites que antes solo se hacían de forma presencial, pedir citas según la actividad de la empresa, y dar diversas clases de servicio de soporte a proveedores, clientes, inversionistas y por supuesto, al mismo personal empleado.

            Además, también es una alternativa adecuada para aquellos quienes desean empezar un nuevo negocio, pero no poseen el capital suficiente para llevarlo a cabo de forma física o convencional. De esta forma los gastos de domicilio fiscal pueden reducirse y sacarse provecho de ello.

            El uso de oficinas virtuales se extiende cada vez más, ya que incluso es un método económico que permite que muchas organizaciones sin fines de lucro puedan operar gracias a la ayuda de voluntarios en línea quienes ayudan con los proyectos, al entrenamiento y coordinación del desempeño de otros voluntarios, generar campañas, eventos, entre otras actividades según los objetivos de dicha organización.

            Otras empresas grandes hacen uso de este tipo de oficina para expandirse a otras regiones o países y poder empezar a operar sin necesidad de construir una oficina física o mientras lleva a cabo el proceso de construcción de la misma, o para probar suerte en algún lugar distante de la oficina principal o sede sin invertir gran cantidad de dinero, razón por la cual las oficinas virtuales representan un atractivo para una gran cantidad de empresarios sin importar la cantidad de dinero que estos manejen.

Operación de una Oficina Virtual

            Aunque se le denomina oficina virtual, lo cierto es que esta existe en algún lugar de forma física, sin embargo, la diferencia que trae con una oficina física, es que esta última forma parte de una empresa, mientras que la oficina virtual hace por si misma el papel de toda una empresa, razón por la cual son tan utilizadas hoy en día.

            Para la operatividad correcta de este tipo de negocio es necesario de más de una persona, para que mientras alguien se encarga de coordinar y dirigir la empresa desde la oficina virtual, otra persona sea la encargada de llevar a cabo el rol de secretaria virtual como atender llamadas o inquietudes de clientes a través del correo electrónico y otros medios de comunicación por internet.

            Puede que, según la finalidad de la empresa, sean necesarias más de dos personas para lograr un crecimiento óptimo de la inversión realizada, ya que mientras alguien coordina todo, y otra persona toma el papel de recepcionista virtual, será necesario que otra persona con una disponibilidad de tiempo se encargue de concretar y llevar a cabo reuniones con importantes inversionistas.

            No todas las oficinas virtuales alcanzan un éxito como el logrado por los fundadores de Google, ya que, si bien este tipo de oficinas tienen gran cantidad de beneficios, existen otros aspectos importantes que ayudan al crecimiento, como el contestar las llamadas de forma oportuna, atender y tener poder de convencimiento adecuado con los posibles inversionistas, y por supuesto, dar una imagen empresarial pulcra y confiable que llame la atención de todos, clientes e inversionistas por igual.

            Es por ello que el secreto detrás del éxito de las oficinas virtuales es que el proyecto sea llamativo y capte la atención de muchas personas, y que posteriormente, toda esa atención sea correspondida de la mejor forma por parte de quienes llevan a cabo la empresa.

10 beneficios de tener una Oficina Virtual

Recepcionista de oficina virtual utilizando su smartphone en un escritorio de trabajo
Recepcionista virtual, contestación personalizada de llamadas y toma de recados

            Si bien empezar con una oficina virtual en algún lugar del hogar puede resultar exitoso y beneficioso por el ahorro de dinero que esto implica, no es la mejor opción, ya que evitará tarde o temprano que la empresa pueda crecer de forma adecuada debido a que presenta inconvenientes al tener un mismo número de teléfono local para la casa y la empresa, o para la realización de reuniones con importantes inversionistas en algún área de la casa.

            Es por ello que lo mejor es contar con un espacio diferente al hogar para la instalación de tu oficina virtual, ya que esto representa una gran cantidad de beneficios, tales como:

  1. Privacidad: No hay nada mejor que la privacidad para así alcanzar el éxito. A menos de que vivas solo, en un hogar es difícil conseguir la privacidad para un negocio, siempre hay miembros de la familia presentes, o incluso, si ya posees hijos o mascotas, la privacidad disminuye aún más para construir y coordinar adecuadamente un negocio.
  2. Línea telefónica exclusiva: Sin duda alguna, poseer una línea telefónica exclusiva para tu empresa te permite atender de forma oportuna la llamada de los clientes y de los posibles inversionistas, sin la necesidad de correr el riesgo de que alguien más tome el teléfono por ti en casa, lo cual disminuiría la seriedad y la imagen de tu empresa de forma considerable.
  3.  Dirección comercial que otorgue gran prestigio: Otra de las ventajas de establecer las oficinas virtuales lejos de casa es la posibilidad de escoger alguna localización en específico. En todos los lugares existen zonas que dan más prestigio que otras para ubicar un negocio de cualquier tipo, por lo tanto, aunque pueden ser zonas más costosas, esto se traducirá también en mayores ganancias y mayor proporción de éxito para la empresa naciente.
  4. Flexibilidad laboral: Estar atado todo el día a un escritorio cumpliendo una jornada laboral determinada, sin duda alguna es agotador y puede resultar frustrante. Si estás en casa es posible que no puedas dedicarte completamente al trabajo porque requieres cumplir alguna tarea en el hogar. Con una oficina virtual lejos de casa podrás dedicarte de forma exclusiva a tu negocio, tomando los tiempos libres que consideres necesarios sin que se afecte tu empresa.
  5. Delegación de tareas: En una oficina virtual todos tienen una tarea asignada, y no es necesaria la supervisión constante del jefe o del fundador de la empresa, razón por la cual todos pueden comandar determinada cantidad de actividades a distancia sin estar en el mismo espacio físico, por lo que el delegar actividades se convierte en una tarea más fácil.
  6. Visión más profesional del negocio: Al enterarse los clientes e inversionistas que posees una oficina privada en la que opera tu empresa, eso potenciará la imagen que tienen de tu negocio. Tener un negocio en casa no es mala idea, pero le resta impacto a todas las personas que necesitamos que harán crecer nuestra empresa.
  7. Mejor ambiente para las visitas importantes: Para que tu negocio crezca necesitarás el apoyo de grandes inversionistas. Muchas oficinas virtuales cuentan con salones de reuniones disponibles para tal fin, de esta forma, podrás dar una mejor imagen y brindar un mejor servicio para así alcanzar los objetivos establecidos.
  8. Posibilidad de expansión: Por todo lo ya mencionado antes, el éxito de tu empresa podrá ser mayor, de esta forma podrás considerar expandirte a otros territorios lejanos al de tu oficina virtual inicial o sede principal. Así podrás tomar control de otros mercados e ir creciendo de forma exitosa.
  9. Sede permanente o de transición: Al alcanzar el desarrollo de un capital económico mayor podrás optar por cambiarte de oficina virtual o, por otro lado, podrás tener la posibilidad de hacer un cambio a una oficina física para el salto de tu empresa a un edificio o piso. La decisión final estará en tus manos, pues permanecer con dicha oficina virtual es también una opción válida.
  10. Inicio más rápido y sin contratiempos: Al contratar los servicios de una oficina virtual fuera de casa, la misma estará completamente equipada, por lo que evitarás hacer otros gastos para poder empezar a operar, de esta forma, tu inicio será inmediato y con todas las comodidades que necesitas.

E3 Offices: Contrata nuestros servicios para tu oficina virtual

            Ahora que sabes lo beneficioso que puede resultar contratar una oficina virtual fuera de casa, es importante decidir ¿Dónde? O ¿A quién le contrato este importante servicio? Y es que la verdad es que se trata de una decisión importante y delicada que no puedes dejar en manos de cualquier persona o empresa.

            Es por ello que te recomendamos solicites nuestros servicios de contratación de oficinas virtuales, ya que tenemos de todo lo que necesitas para empezar con buen pie y alcanzar el éxito anhelado por tanto tiempo.

            Con E3 Offices tendrás la seguridad de que tu dinero está siendo invertido de forma adecuada ya que nuestrascuentan con gran cantidad de características propias de toda empresa excelente.

            Nosotros ofrecemos variedad de paquetes de contratación para diversos presupuestos, por lo que tenemos un plan llamado Virtual Gold, y otro llamado Virtual Platinum con mayores beneficios si cuentas con un capital inicial mayor.

            Muchos han empezado con el Virtual Gold y tras conseguir mejorar su empresa se han cambiado al Virtual Platinum, por lo que tú eres dueño de tu destino y el de tu negocio, por eso tú decides que hacer.

            Para acceder a nuestros servicios basta con que ingreses a nuestro portal online en el cual encontrarás todo lo necesario para disfrutar de cualquiera de los planes que decidas tomar.

Además de eso, nuestros servicios no solamente se limitan a esos dos planes, si no que contamos con otra gran cantidad de servicios como oficina privada, cowork, y sala de juntas, información que podrás encontrar en nuestro sitio web sin ningún tipo de costo adicional.

Oficinas virtuales, una puerta al éxito del futuro

Gráfico de recepcionista con íconos de los servicios incluidos
Oficina virtual con recepcionista, domicilio fiscal y manejo de correspondencia

            Las oficinas virtuales llegaron para quedarse, el poder tener un servicio de recepcionista virtual y de reducir los gastos de domicilio fiscal representan asombrosas ventajas además de las ya mencionadas. Sin embargo, esto no garantiza un éxito total, es importante recalcar que el trato que se tenga con los clientes y con los inversionistas es el que terminará de determinar si todo el esfuerzo económico y humano aplicado tiene o no sus frutos adecuados.

            Un negocio controlado a través de una oficina virtual presenta el tener que emplear las mismas estrategias que un negocio completamente en físico, solo que, con mayores ventajas, por las cuales no debemos descuidar el funcionamiento y la base de todo negocio, si no usar dichas ventajas para alcanzar el éxito de forma más rápida.

            ¿Tienes una buena idea? Entonces invierte en ella de forma sabia, encuentra a las personas adecuadas para emprender tu negocio y contrata los servicios de una empresa de confianza como E3 Offices para así obtener una oficina virtual que cumpla con tus expectativas y necesidades de tu negocio.

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